Ketentuan Mengenai Kerahasiaan Data dan Perlindungan Data Pribadi Dalam Kegiatan Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (P2M) Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya

---

I.          Ketentuan ini memuat aturan mengenai kerahasiaan data dan pelindungan data pribadi dalam kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (P2M).

II.        Pelaksana penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (P2M) wajib memastikan pelindungan kerahasiaan data dan pelindungan data pribadi dalam pelaksanaan P2M.

III.      Pelaksana P2M wajib mengajukan kaji etik kepada komisi etika melalui proses ethical clearance untuk setiap topik penelitian dengan obyek manusia atau hewan. Ketentuan mengenai proses ethical clearance diatur secara terpisah dari Ketentuan ini.

IV.     Pelindungan terhadap kerahasiaan data dengan obyek P2M bukan manusia diatur sebagai berikut:

1.     Acuan

Pelaksana P2M wajib memastikan kerahasiaan data dengan mengacu pada peraturan

perundang-undangan yang berlaku dan ketentuan khusus yang diberlakukan oleh pihak penyandang dana.

2.   Pemrosesan Data

Dalam hal obyek P2M adalah Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya, satu atau lebih unit di bawahnya, dan/atau karyawan, maka pelaksanaan kegiatan P2M termasuk

pemrosesan data mulai dari pengambilan, penyimpanan, analisis, pembagian (sharing), transfer, dan publikasi data dapat dilakukan hanya apabila telah terdapat persetujuan untuk itu oleh Rektor Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya. Dalam hal ini, permohonan persetujuan diajukan melalui Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya.

 

V.       Pelindungan data terkait manusia dalam kegiatan P2M tunduk pada ketentuan mengenai pelindungan pribadi dilakukan menyesuaikan dengan dan mematuhi Undang-undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan  Data Pribadi (UU PDP), dengan ketentuan sebagai berikut:

1. Ruang Lingkup Data Pribadi

Data pribadi yang diproses dalam kegiatan P2M mencakup:

a. Data Pribadi Partisipan Penelitian

b. Data Pribadi dalam Kerja Sama Penelitian

 

a.  Pemrosesan Data Partisipan Penelitian

Data pribadi partisipan penelitian tidak diproses secara umum, melainkan diproses kasus per kasus. Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya sedapat mungkin menganonimkan atau menggunakan nama samaran data partisipan penelitian, kecuali dalam hal partisipan penelitian dalam kegiatan berbentuk forum ilmiah seperti seminar, forum group discussion (FGD), dan sejenisnya yang dari karakter kegiatannya memang dimaksudkan untuk mempublikasikan pendapat dan/atau gagasan dari Partisipan baik Narasumber maupun Peserta.

Jika data dikumpulkan langsung dari para partisipan, mereka diberitahu pada awa penelitian mengenai data apa yang akan dikumpulkan, untuk tujuan apa dan atas dasar hukum apa, untuk berapa lama data tersebut akan disimpan, dan apakah data tersebut akan dibagikan dengan pihak ketiga.

 

Berdasarkan UU PDP, data yang dikumpulkan sebelumnya juga dapat diproses untuk tujuan penelitian. Dalam hal ini, individu sebagai subyek data yang datanya sedang diproses akan diinformasikan kembali secara individual mengenai data apa yang akan diproses, untuk tujuan apa dan atas dasar hukum apa, untuk berapa lama data tersebut akan disimpan, dan apakah data tersebut akan dibagikan kepada pihak ketiga. Jika hal ini tidak memungkinkan, maka akan dipublikasikan informasi yang relevan. Hal yang sama juga berlaku jika data yang dikumpulkan sebelumnya diperoleh dari pihak ketiga.

 

b. Data Pribadi dalam Kerja Sama Penelitian

(1) Ruang Lingkup

Dalam kegiatan P2M, terdapat beragam proyek yang mensyaratkan mitra untuk bertanggung jawab kepada pemberi dana. Dalam proyek yang lebih besar, hal ini sering kali terjadi melalui campur tangan koordinator. Untuk keperluan ini, dapat terjadi bahwa pertukaran data para pelaksana P2M diperlukan untuk mengimplementasikan perjanjian kerja sama P2M. Dalam hal dilakukan transfer data yang meliputi data pribadi, maka berlakukan ketentuan tentang transfer data dalam UU PDP. Data staf dari mitra proyek disimpan dalam repository data mitra berdasarkan perjanjian hibah, perjanjian konsorsium, dan jenis kolaborasi P2M lainnya, tunduk pada ketentuan tentang penyimpanan data dalam UU PDP. Dalam hal Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya menjadi koordinator dan bertanggung jawab atas pelaporan keuangan kepada penyandang dana proyek, semua mitra proyek diharapkan memberikan dokumen pendukung yang diperlukan yang dapat memuat pula data pribadi, terkait dengan pengeluaran proyek seperti honor, biaya profesional, log book, dan kontrak kerja.

 

(2) Jenis Data Pribadi

Jenis data pribadi dalam konteks ini dapat berupa:

a. Identitas, seperti namun tidak terbatas pada nama, tanggal lahir, alamat, nomor telepon, dan kewarganegaraan.

b. Data keuangan, seperti namun tidak terbatas pada nomor rekening, slip gaji, dan bukti pengeluaran terkait pekerjaan.

 

(3) Data Sharing

Hanya anggota staf Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya yang memerlukan dokumen mengenai pengeluaran proyek seperti honor, biaya profesional, dan lain-lain untuk memenuhi tanggung jawab sebagai koordinator proyek, yang memiliki akses efektif terhadap data ini. Hal ini berarti bahwa manajer proyek memproses data ini dalam konteks manajemen pengarsipan yang ketat dan aman yang memastikan adanya kendali akses yang terandalkan. Karyawan ini hanya dapat membagikan data jika ada permintaan informasi dari pemberi dana atau dalam kasus audit eksternal atas permintaan pemberi dana.

 

(4) Retensi Data Pribadi

Data pribadi tidak disimpan lebih lama dari yang diperlukan untuk tujuan pemrosesannya. Dengan demikian, setelah jangka waktu pemberi dana dapat melakukan audit dan setelah jangka waktu pertanggungjawaban berakhir, Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya akan menghapus dokumen-dokumen tersebut untuk mendukung biaya terkait pekerjaan. Dikecualikan dari ketentuan penghapusan tersebut adalah apabila penyimpanan data pribadi masih diperlukan untuk memenuhi kewajiban hukum yang berlaku.

 

2. Hak-hak Subyek Data

Subyek data dalam konteks pemrosesan data pribadi untuk kegiatan P2M mencakup donor, partisipan P2M dan pihak ketiga. Hak-hak subyek data tersebut diatur sebagai berikut:

 

a. Hak-hak Donor

Setiap donor dapat meminta akses dan/atau koreksi data pribadinya yang disimpan atau dikendalikan oleh Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya. Dalam hal demikian, maka donor bersangkutan dapat mengajukan permintaan akses dan/atau koreksi melalui Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masayarakat (LPPM) Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya.

 

b. Hak-hak Partisipan P2M

Hak-hak khusus partisipan dalam suatu kegiatan P2M dijelaskan kepada partisipan dalam suatu dokumen yang memuat informasi mengenai hal ini. Dokumen tersebut harus menyebutkan orang yang dapat dihubungi oleh partisipan jika mereka ingin menggunakan haknya.

Pada prinsipnya, setiap partisipan penelitian berhak mengakses dan bila perlu mengoreksi data yang sedang diproses tentang dirinya untuk keperluan P2M.

Dokumen informsi yang diterima partisipan pada awal kegiatan P2M menjelaskan tujuan dan dasar hukum pengolahan data. Jika data diproses berdasarkan persetujuan, peserta berhak untuk menarik persetujuan. Penarikan persetujuan tidak mempengaruhi keabsahan pemrosesan data sebelum penarikan.

 

Penelitian memiliki status khusus berdasarkan UU PDP. Misalnya, dalam konteks penelitian, hak-hak subjek data mungkin dibatasi karena pelaksanaan hak-hak tersebut dapat menyebabkan mustahil atau sangat mengganggu pencapaian tujuan penelitian

tertentu.

 

c. Hak-hak Pihak Ketiga

Setiap pihak ketiga yang data pribadinya diproses dalam konteks proyek kerja sama P2M, pada prinsipnya berhak memeriksa dan mungkin mengoreksi data yang diproses tentang dirinya.